volver atras Procedimiento
PROCEDIMIENTO
Refrendación de Documentos Académicos para Trámites de Apostilla ante el Ministerio de Relaciones Exteriores
Versión 1
Código GEM-IVC-PR-006
Proceso Gestión de la Inspección y Vigilancia de los Establecimientos Educativos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Verificar que los establecimientos de educación formal y de educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano del Municipio de Manizales que expiden documentos académicos como diplomas, actas de grado, certificados de notas y certificados de Aptitud Ocupacional, cumplen con la normatividad vigente y están debidamente reconocidos y autorizados por la Secretaría de Educación. 
2. ALCANCE
El proceso inicia con la radicación de los documentos a refrendar por parte del interesado y termina con el sello y firma del funcionario autorizado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para el trámite de refrendación. 
3. RESPONSABLE
Luisa Fernanda Urrea Buitrago
4. CONDICIONES GENERALES
. Toda correspondencia, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, tutelas y trámites, verbales y escritos, que ingresen a la Secretaría de Educación se reciben y radican en el área de Servicio de atención al ciudadano y Correspondencia, por medio del subproceso E01. Gestionar solicitudes y correspondencia.

. La Secretaría de Educación debe emitir la repuesta a las solicitudes de acuerdo a los términos estipulados en la Ley.

. Los documentos académicos entregados para refrendar, serán devueltos con el respectivo sello y firma autorizada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

. Los documentos a refrendar deben corresponder única y exclusivamente a Establecimientos educativos ubicados territorialmente en el Municipio de Manizales - Caldas. 
5. DEFINICIONES
5.1. Refrendar: Autorizar un despacho u otro documento por medio de la firma de persona hábil para ello. Fuente: Diccionario de la Lengua Española  
5.2. Apostilla: Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento surta plenos efectos legales en otro país que hace parte de la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961 y adoptada por Colombia mediante la Ley 455 de 1998. Fuente: Artículo 2 de la Resolución 1959 de 2020. Definiciones  
5.3. Legalización: Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963 sobre relaciones consulares, de conformidad con el literal f) del artículo 5 que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de Notario. Fuente: Artículo 2 de la Resolución 1959 de 2020. Definiciones.  
5.4. Firma manuscrita: Es aquella firma que una persona por sí misma y valiéndose de su puño y letra, plasma o estampa en un documento físico o papel. Fuente: Artículo 2 de la Resolución 1959 de 2020. Definiciones.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

-Constitución Política de Colombia
- Ley 115 de 1994
- Ley 715 de 2001
- Acuerdo Municipal 0726 de 2009
- Decreto 1075 de 2015
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Realizar la solicitud de refrendación de documentos académicos  - Interesado 
Radicación en el GED 
El interesado radica los documentos académicos a refrendar en ventanilla única de acuerdo al proceso E01. Gestionar solicitudes y correspondencia. 
Remisión de los documentos académicos al Área de Inspección y Vigilancia  - Funcionarios de Ventanilla Unica
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 

Libro radicador 
El funcionario de ventanilla única hace entrega de los documentos a refrendar al Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia. Para ello, ambos funcionarios firman en el libro radicador, la entrega y el recibido de los documentos. 
Registro de la solicitud en la base de datos de refrendaciones  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
Registro en la base de datos de refrendaciones 
El Auxiliar Administrativo del área de Inspección y Vigilancia registra la solicitud en la base de datos de refrendaciones con el fin de hacer seguimiento a la misma 
Búsqueda de carpeta donde reposa la información del Establecimiento Educativo que expide el documento académico  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
 
El Auxiliar Administrativo del área de Inspección y Vigilancia busca en el archivo la carpeta del Establecimiento Educativo que expide el documento académico.

Realiza una primera revisión de los documentos verificando que si correspondan a la jurisdicción, que sean originales, que no correspondan a educación superior ni al SENA, que tengan las firmas manuscritas, y que contengan el documento de identidad correspondiente, entre otros aspectos.

Luego, hace la entrega al Profesional Universitario o Técnico Operativo del Área de Inspección y Vigilancia para su respectiva revisión.
 
Revisión del documento académico a refrendar  - Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia
- Técnico Operativo Área Inspección y Vigilancia
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 

Registro en la base de datos de refrendaciones, llevando la trazabilidad del caso.

Oficio y/o correo electrónico de devolución al usuario. 
El Profesional Universitario del Área de Inspección y Vigilancia, revisa detalladamente los documentos académicos para su refrendación.

Si el documento académico cumple, se entrega a la Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia y continúa con el siguiente paso.

Si no cumple, se entrega al Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia para la devolución al usuario con el fin de corregir la situación encontrada. Adicionalmente, se comunica con el Establecimiento Educativo correspondiente para informar de la situación a corregir.

Cuando el documento académico queda corregido, se entrega nuevamente a la Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia para que continúe el proceso.
 
Elaboración de documento de cobro (recibo de pago)  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
Documento de cobro 
El Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia, genera el documento de cobro teniendo en cuenta el número de documentos a refrendar y los valores definidos en el Acuerdo Municipal 0726 de 2009, el cual es entregado al usuario para que realice el pago. 
Pago del documento de cobro  - Interesado
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 

Documento de cobro cancelado 
El usuario realiza el pago en entidad financiera y devuelve el recibo cancelado al Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia. 
Sello y firma del documento académico   - Luisa Fernanda Urrea Buitrago
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 

Documento académico sellado y firmado 
El Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia entrega los documentos académicos sellados, al funcionario autorizado el cual firma en el espacio correspondiente.

Los documentos académicos firmados, se devuelven al Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia para su entrega al usuario. 
Entrega a usuario, de documentos académicos refrendados  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia
- Interesado 

Registro en la base de datos de refrendaciones, llevando la trazabilidad del caso.

Libro radicador 
Los documentos académicos firmados, se entregan al usuario el cual firma el recibido en el libro radicador.

El Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia registra la culminación del proceso en la base de datos de refrendaciones. 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 15/Feb/2022
 
Nombre: Luisa Fernanda Urrea Buitrago
Cargo: Profesional Especializado
Fecha: 15/Feb/2022

 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 15/Feb/2022