| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Realizar la solicitud de refrendación de documentos académicos |
- Interesado |
Radicación en el GED
|
El interesado radica los documentos académicos a refrendar en ventanilla única de acuerdo al proceso E01. Gestionar solicitudes y correspondencia. |
| Remisión de los documentos académicos al Área de Inspección y Vigilancia |
- Funcionarios de Ventanilla Unica - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia |
Libro radicador
|
El funcionario de ventanilla única hace entrega de los documentos a refrendar al Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia. Para ello, ambos funcionarios firman en el libro radicador, la entrega y el recibido de los documentos. |
| Registro de la solicitud en la base de datos de refrendaciones |
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia |
Registro en la base de datos de refrendaciones
|
El Auxiliar Administrativo del área de Inspección y Vigilancia registra la solicitud en la base de datos de refrendaciones con el fin de hacer seguimiento a la misma |
| Búsqueda de carpeta donde reposa la información del Establecimiento Educativo que expide el documento académico |
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia |
|
El Auxiliar Administrativo del área de Inspección y Vigilancia busca en el archivo la carpeta del Establecimiento Educativo que expide el documento académico.
Realiza una primera revisión de los documentos verificando que si correspondan a la jurisdicción, que sean originales, que no correspondan a educación superior ni al SENA, que tengan las firmas manuscritas, y que contengan el documento de identidad correspondiente, entre otros aspectos.
Luego, hace la entrega al Profesional Universitario o Técnico Operativo del Área de Inspección y Vigilancia para su respectiva revisión. |
| Revisión del documento académico a refrendar |
- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia - Técnico Operativo Área Inspección y Vigilancia - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia |
Registro en la base de datos de refrendaciones, llevando la trazabilidad del caso.
Oficio y/o correo electrónico de devolución al usuario.
|
El Profesional Universitario del Área de Inspección y Vigilancia, revisa detalladamente los documentos académicos para su refrendación.
Si el documento académico cumple, se entrega a la Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia y continúa con el siguiente paso.
Si no cumple, se entrega al Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia para la devolución al usuario con el fin de corregir la situación encontrada. Adicionalmente, se comunica con el Establecimiento Educativo correspondiente para informar de la situación a corregir.
Cuando el documento académico queda corregido, se entrega nuevamente a la Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia para que continúe el proceso. |
| Elaboración de documento de cobro (recibo de pago) |
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia |
Documento de cobro
|
El Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia, genera el documento de cobro teniendo en cuenta el número de documentos a refrendar y los valores definidos en el Acuerdo Municipal 0726 de 2009, el cual es entregado al usuario para que realice el pago. |
| Pago del documento de cobro |
- Interesado - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia |
Documento de cobro cancelado
|
El usuario realiza el pago en entidad financiera y devuelve el recibo cancelado al Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia. |
| Sello y firma del documento académico |
- Luisa Fernanda Urrea Buitrago - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia |
Documento académico sellado y firmado
|
El Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia entrega los documentos académicos sellados, al funcionario autorizado el cual firma en el espacio correspondiente.
Los documentos académicos firmados, se devuelven al Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia para su entrega al usuario. |
| Entrega a usuario, de documentos académicos refrendados |
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia - Interesado |
Registro en la base de datos de refrendaciones, llevando la trazabilidad del caso.
Libro radicador
|
Los documentos académicos firmados, se entregan al usuario el cual firma el recibido en el libro radicador.
El Auxiliar Administrativo del Área de Inspección y Vigilancia registra la culminación del proceso en la base de datos de refrendaciones. |