QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
Recibir la Solicitud del Ciudadano |
- Funcionarios de Ventanilla Unica |
Sistema de PQRS
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El sistema contempla la siguiente clasificación de solicitudes: Queja, Reclamo, Manifestación, Consulta, Petición de Información, Felicitación, Sugerencia y Otro Tipo. Dichas solicitudes se reciben, de cualquier ciudadano de manera verbal, telefónica, escrita, a través de la Página WEB, las Redes Sociales, la APP Manizales + Virtual o por correo electrónico. En el caso de las solicitudes telefónicas y verbales, estas se reciben en Ventanilla Única y en cada Secretaría y deben ser registradas en el Sistema; las solicitudes escritas solo se reciben, registran y digitalizan en Ventanilla Única. |
Direccionar la Solicitud a la Dependencia Correspondiente |
- Funcionarios de Ventanilla Unica |
Sistema de PQRS
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En el Sistema, se debe direccionar la solicitud a la dependencia que corresponda. Este paso puede ser realizado de manera automática en el Sistema o puede realizarse de forma manual. |
Recibir la Solicitud en cada Dependencia |
- Funcionario Designado |
Sistema de PQRS
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El funcionario asignado de cada Secretaría, con el respectivo usuario y contraseña, deberá ingresar al sistema para conocer las solicitudes que le corresponden, revisando la Bandeja de Entrada. Debe tenerse en cuenta que este Sistema genera alarmas al correo electrónico. |
Direccionar la Solicitud al Funcionario correspondiente, de acuerdo al tema de dicha Solicitud |
- Funcionario Designado |
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El funcionario designado en cada Secretaría, de acuerdo al tema de la solicitud, enviará esta a quien tenga a su cargo dicho tema siguiendo el flujo del trámite. En caso de que la solicitud no corresponda a la competencia de la Secretaría, a través del Sistema, debe devolverse al funcionario de Ventanilla Única que lo envió, para que ésta sea redireccionada. |
Gestionar, Responder y enviar la Solicitud al Funcionario Designado |
- Funcionario Responsable |
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El funcionario debe resolver y responder la solicitud en los campos dispuestos en el sistema, y debe continuar el flujo enviándola al Funcionario Designado de la Dependencia. |
Recibir y direccionar la Respuesta a Ventanilla Única |
- Funcionario Designado |
Sistema de PQRS
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En el Sistema debe direccionarse la Respuesta al funcionario de Ventanilla Única que le envió la solicitud |
EN CASO DE NO CONOCER EL CORREO ELECTRÓNICO DEL SOLICITANTE:
Generar la respuesta a la solicitud a través de la opción dispuesta en el sistema para comunicarse con el ARCO |
- Funcionarios de Ventanilla Unica |
Sistema de PQRS Sistema ARCO
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Las respuestas al Ciudadano, se realizan por correo electrónico, excepto cuando no se conoce el mismo. En caso de que no se conozca ni la dirección de notificación o el correo electrónico del ciudadano, la respuesta se deberá enviar al Administrador de la Página WEB de la Alcaldía para que ésta sea publicada en el espacio respectivo. Posteriormente debe llevarse el oficio de respuesta a la Oficina de Correspondencia. |
EN CASO DE SI CONOCER EL CORREO ELECTRÓNICO DEL SOLICITANTE:
Enviar la Respuesta al Ciudadano mediante correo electrónico |
- Funcionarios de Ventanilla Unica |
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El funcionario seguirá y finalizará la solicitud en el sistema. |