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PROCEDIMIENTO
Trámite de PQRS
Versión 004
Código PSI-SAC-PR-003
Proceso Servicio al Cliente Estado Vigente
1. OBJETIVO
Orientar a los funcionarios de la Administración Municipal en lo relacionado con las actividades, etapas y términos que debe tener en cuenta al momento de contestar alguna solicitud de la comunidad.  
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la solicitud y finaliza con el envío de la respuesta correspondiente al ciudadano que la interpuso.  
3. RESPONSABLE
Claudia Marcela Salazar Rojas
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. TIEMPO POR ETAPAS DEL TRÁMITE DE PQRS

i. Capturar datos de la solicitud:

Se realiza de forma inmediata en Ventanilla Única (Presencial o Telefónico), Atención al Usuario, Página WEB de la Alcaldía de Manizales, Redes Sociales de la Alcaldía de Manizales (Facebook, Twitter y YouTube), APP Manizales + Virtual y en cualquier Secretaría en la que se encuentre el ciudadano. 1 día

ii. Escanear documentación física:

Se realiza sólo en Ventanilla Única. 1 día

iii. Clasificar y direccionar la solicitud:

Se realiza sólo en Ventanilla Única: 2 días

iv. Gestionar, resolver, responder, registrar y direccionar para Atención al Usuario:

. Queja o reclamo: 8 días

. Manifestación: 8 días

. Consulta: 23 días

. Petición de Información: 3 días

. Felicitación: 8 días

. Sugerencia: 8 días

. Otro tipo: 8 días

v. Responder al ciudadano:

Se realiza sólo desde Atención al usuario. 2 días

vi. Enviar la respuesta al ciudadano:

Se realiza sólo desde Atención al usuario. 1 día

Para los casos en que la solicitud es Clasificada y Direccionada a la Secretaría que no es competente con el tema de la solicitud, el Funcionario Designado tiene 2 días máximo para devolverla a Atención al Usuario.

4.2. En caso de que falle el software utilizado para este trámite, debe utilizarse cualquier medio físico o magnético en el cual se registre la PQRS y posteriormente, cuando se habilite de nuevo el aplicativo, debe registrarse en el software para dar inicio a su gestión. 
5. DEFINICIONES
5.1. FUNCIONARIO DESIGNADO: Es aquel funcionario asignado, en cada Secretaría, para la gestión de las PQRS en el sistema.  
5.2. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Es aquel funcionario que, de acuerdo a su Manual Especifico de Funciones y Competencias, gestiona, resuelve y/o responde la solicitud del ciudadano.  
5.3. QUEJA: Expresión de inconformidad, disgusto o insatisfacción con el producto o servicio recibido.  
5.4. RECLAMO: Protestar u oponerse a recibir el producto o servicio sin las condiciones inicialmente ofrecidas.  
5.5. MANIFESTACIÓN: Hacer una declaración, comunicación u opinión acerca de un asunto particular.  
5.6. CONSULTA: Búsqueda de datos que se realiza a una entidad para informarse sobre de un asunto.  
5.7. PETICIÓN DE INFORMACIÓN: Solicitud escrita que se efectúa con el fin de obtener información.  
5.8. FELICITACIÓN: Expresión de satisfacción que se experimenta con motivo de algún suceso favorable.  
5.9. SUGERENCIA: Petición, insinuación o proposición de alguna idea.  
5.10. OTRO TIPO: Utilizada únicamente por las Inspecciones de Policía y la Secretaría de Tránsito y Transporte cuando las solicitudes no se acomodan en las ninguna de las opciones anteriores.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA
- ley 2080 de 2021
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Recibir la Solicitud del Ciudadano  - Funcionarios de Ventanilla Unica 
Sistema de PQRS 
El sistema contempla la siguiente clasificación de solicitudes: Queja, Reclamo, Manifestación, Consulta, Petición de Información, Felicitación, Sugerencia y Otro Tipo. Dichas solicitudes se reciben, de cualquier ciudadano de manera verbal, telefónica, escrita, a través de la Página WEB, las Redes Sociales, la APP Manizales + Virtual o por correo electrónico. En el caso de las solicitudes telefónicas y verbales, estas se reciben en Ventanilla Única y en cada Secretaría y deben ser registradas en el Sistema; las solicitudes escritas solo se reciben, registran y digitalizan en Ventanilla Única.  
Direccionar la Solicitud a la Dependencia Correspondiente   - Funcionarios de Ventanilla Unica 
Sistema de PQRS 
En el Sistema, se debe direccionar la solicitud a la dependencia que corresponda. Este paso puede ser realizado de manera automática en el Sistema o puede realizarse de forma manual.  
Recibir la Solicitud en cada Dependencia  - Funcionario Designado 
Sistema de PQRS 
El funcionario asignado de cada Secretaría, con el respectivo usuario y contraseña, deberá ingresar al sistema para conocer las solicitudes que le corresponden, revisando la Bandeja de Entrada. Debe tenerse en cuenta que este Sistema genera alarmas al correo electrónico. 
Direccionar la Solicitud al Funcionario correspondiente, de acuerdo al tema de dicha Solicitud   - Funcionario Designado 
 
El funcionario designado en cada Secretaría, de acuerdo al tema de la solicitud, enviará esta a quien tenga a su cargo dicho tema siguiendo el flujo del trámite. En caso de que la solicitud no corresponda a la competencia de la Secretaría, a través del Sistema, debe devolverse al funcionario de Ventanilla Única que lo envió, para que ésta sea redireccionada.  
Gestionar, Responder y enviar la Solicitud al Funcionario Designado   - Funcionario Responsable 
 
El funcionario debe resolver y responder la solicitud en los campos dispuestos en el sistema, y debe continuar el flujo enviándola al Funcionario Designado de la Dependencia. 
Recibir y direccionar la Respuesta a Ventanilla Única   - Funcionario Designado 
Sistema de PQRS 
En el Sistema debe direccionarse la Respuesta al funcionario de Ventanilla Única que le envió la solicitud 
EN CASO DE NO CONOCER EL CORREO ELECTRÓNICO DEL SOLICITANTE:


Generar la respuesta a la solicitud a través de la opción dispuesta en el sistema para comunicarse con el ARCO 
- Funcionarios de Ventanilla Unica 
Sistema de PQRS
Sistema ARCO 
Las respuestas al Ciudadano, se realizan por correo electrónico, excepto cuando no se conoce el mismo.
En caso de que no se conozca ni la dirección de notificación o el correo electrónico del ciudadano, la respuesta se deberá enviar al Administrador de la Página WEB de la Alcaldía para que ésta sea publicada en el espacio respectivo.
Posteriormente debe llevarse el oficio de respuesta a la Oficina de Correspondencia. 
EN CASO DE SI CONOCER EL CORREO ELECTRÓNICO DEL SOLICITANTE:

Enviar la Respuesta al Ciudadano mediante correo electrónico 
- Funcionarios de Ventanilla Unica 
 
El funcionario seguirá y finalizará la solicitud en el sistema. 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Leandra Meza Uribe
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 14/Jul/2014
 
Nombre: Claudia Marcela Salazar Rojas
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 14/Jul/2014

 
Nombre: Leandra Meza Uribe
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 14/Jul/2014