| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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Recibir, analizar y actualizar lineamientos de evaluación del desempeño: |
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Profesional Universitario de Bienestar de Personal
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Físico, acto administrativo |
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Analizar y actualizar los lineamientos y los instrumentos de evaluación que generan los Entes Gubernamentales que regulan la evaluación de desempeño, como son el Departamento Administrativo de la Función Pública, la Comisión Nacional del Servicio Civil y el Ministerio de Educación Nacional.
Definir por medio de acto administrativo al responsable de efectuar la evaluación de los directivos docentes rurales en período de prueba. Así como al responsable de la evaluación, cuando el evaluador se retire del cargo o se encuentre impedido para efectuarla.
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Generar material para evaluación y listado de funcionarios por área y cargo |
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Profesional Universitario de Bienestar de Personal
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Generar a través del sistema de gestión de recursos humanos y nómina el listado de los funcionarios del SGP a ser evaluados y el personal nombrado en periodo de prueba.
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Profesional Universitario de Bienestar de Personal
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Registro de asistencia física |
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Brindar capacitaciones a los evaluadores y evaluados, en los casos de actualización normativa o manejo de las herramientas tecnológicas de evaluación. Esto aplica tanto para los docentes y directivos docentes, como para el personal administrativo. |
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Distribuir material para evaluación y cronograma de actividades |
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Profesional Universitario Bienestar Laboral
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Oficio con el cronograma e instructivos |
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Con base en el listado generado, elabora oficio dirigido a los funcionarios designados de la SEM con personal a cargo o a los rectores con personal administrativo y docentes en periodo de prueba a cargo, remitiendo los formularios y los instructivos de diligenciamiento, el cual contiene los pasos a seguir para la evaluación; así mismo, la información de las fechas de entrega de los resultados. Esta actividad preferiblemente debe realizarse por medio electrónico utilizando el correo o utilizando los medios disponibles de la SEM. |
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Preparar material de acuerdo a fase de evaluación del desempeño a ejecutar |
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Profesional Universitario de Bienestar de Personal, Rector o Director con personal a cargo, como jefe inmediato del funcionario a evaluar
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Verificar que fase va a efectuar y buscar los formatos respectivos
Concertar objetivos de desempeño, de lo contrario se verifica si corresponde a la fase 2 o 3. Si corresponde a la fase 2 continua con la Actividad: realizar seguimiento semestral al logro de los objetivos, y si corresponde a la fase 3 continua con la actividad: realizar evaluación y calificación de servicios.
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Realizar seguimiento semestral al logro de objetivos |
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Profesional Universitario de Bienestar de Personal, Rector o Director con personal a cargo, como jefe inmediato del funcionario a evaluar
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Determinar el grado de avance de los objetivos y junto al funcionario evaluado tomar los correctivos que sean necesarios para garantizar su cumplimiento. En el desarrollo de esta fase se detectan las debilidades y fortalezas en el desempeño del funcionario. A esta valoración no se le asigna puntaje, pero debe tenerse en cuenta para el resultado de la evaluación final, una vez realizado esto, el subproceso continúa en la actividad: Realizar evaluación y calificación de servicios.
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Realizar evaluación y calificación de servicios |
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Rector o director con personal a cargo, como jefe inmediato del funcionario a evaluar
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Al concluir el periodo de evaluación, determina la calificación de servicios correspondiente al desempeño del empleado, el logro de resultados y la adquisición de las nuevas competencias que demande el ejercicio de la función pública. |
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Diligenciar formato de evaluación |
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Rector o director con personal a cargo, como jefe inmediato del funcionario a evaluar
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Transcribir la información solicitada en el formulario según la fase de evaluación (1,2 ó 3) y si le han devuelto el formato porque le hace falta algún campo o falta alguna evaluación, lo completa o diligencia. Devuelve el formato diligenciado a Personal. O en los protocolos de evaluación de competencias específicas, protocolo de evaluación del desempeño, para docentes y directivos docentes nombrados en periodo de prueba.
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Verificar formularios diligenciados y consolidar por área |
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Profesional Universitario de Bienestar de Personal
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Consolidar la información recibida, ordenándola y clasificándola por área y cargo en el formato empleado para instructivo: Reporte Evaluación del Desempeño.
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Realizar solicitud a el área respectiva para completar información |
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Profesional de Bienestar de Personal
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Cuando se identifican inconsistencias en el diligenciamiento de los formatos o en los casos en que falte información realiza por medio de carta u oficio solicitud expresa al funcionario designado, rector o director con personal a cargo para que complete la información pertinente a la mayor brevedad, ver anexo instructivo: Actos administrativos o comunicaciones escritas, Continuando con la actividad |
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Notificar al funcionario calificación del servicio y enviar copia a nómina |
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Profesional de Bienestar de Personal
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Llamada telefónica ó correo certificado |
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Informa la calificación definitiva anual o extraordinaria personalmente al evaluado dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzca, esto lo puede hacer vía telefónica. En caso que no puede hacerse la notificación al cabo de dicho término envía por correo certificado una copia a la misma dirección que aparezca en la hoja de vida del evaluado y deja constancia escrita de ello. La calificación de la evaluación debe ser firmada únicamente por el superior jerárquico que se encuentre como servidor de libre nombramiento y remoción.
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Proyectar acto administrativo para declarar insubsistente el nombramiento |
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Profesional de Bienestar de Personal
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Proyectar acto administrativo que declare insubsistente el nombramiento, el cual debe expedirse en un término no superior a tres (3) días, salvo lo establecido en el numeral 3 del artículo 51 de la Ley 909 del 2004 ver anexo instructivo: Actos administrativos o comunicaciones escritas. Se revisan los actos administrativos, con el fin de que se verifique y corrobore el acto administrativo y sus documentos soportes, en el caso de existir inconsistencia se recibe el proyecto de acto administrativo para ajuste y se envía ajustado, luego de lo cual se recibe el acto administrativo sancionado. |
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Generar estadísticas, consolidar debilidades y fortalezas |
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Profesional de Bienestar de Personal
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Con la información obtenida se recopilan las debilidades y fortalezas enmarcadas en el análisis de los factores de desempeño evaluados como son: Productividad, Conducta laboral y Administración de personal cuando sea el caso.
Esta información es consolidada en el formato Reporte fortalezas y debilidades, ver anexo instructivo Reporte de fortalezas y debilidades, la cual es remitida al subproceso H03.02. Capacitación y Bienestar, el cual se constituye en insumo para la programación de jornadas de capacitación y formación en temas específicos y al subproceso A04.01. Revisión general del SGC.
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Generar informes de resultados |
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Profesional de Bienestar de Personal
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Para emitir los reportes necesarios del número de evaluaciones recibidas, el profesional universitario de la SEM, debe comparar la siguiente información:
La lista inicial de funcionarios que deben realizar la evaluación de desempeño con las evaluaciones recibidas. Esta comparación da como resultado el reporte de los funcionarios que no realizaron la evaluación.
Si esto sucede, debe elaborar y enviar comunicaciones a evaluador y evaluados solicitando evaluaciones pendientes. Para tal efecto el Funcionario de Personal de la SE elabora comunicaciones dirigidas a los Evaluadores que no hayan remitido las evaluaciones de desempeño completas y a los evaluados con evaluaciones pendientes y que presentaron novedades de nómina, solicitando realizar la evaluación parcial que esté pendiente.
Se realiza la entrega de las evaluaciones en el archivo de la SEM
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