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CARACTERIZACION DE PROCESO
Servicios Administrativos
Versión 4
Código PSI-SAM-001
Macroproceso PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Proceso Servicios Administrativos Estado Vigente
OBJETIVO DEL PROCESO
Definir, diseñar e implementar los sistemas de información de la Administración Municipal y la correcta aplicación de los desarrollos tecnológicos e informáticos; servir de soporte al desarrollo interno de la Institución en la prestación de los servicios de carácter administrativo relacionados con el funcionamiento diario, la administración y el mantenimiento de bienes; velando por la preservación, producción y comunicación de la información de manera oportuna y eficaz y manteniendo bajo parámetros estandarizados el día a día de la Administración logrando así la satisfacción de nuestros clientes internos, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, fomentando la transparencia.
ALCANCE
Incluye el diseño, formulación, implementación y desarrollo de las estrategias servir de apoyo en la ejecución de los servicios de carácter administrativo de la Entidad, teniendo como base c el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.
RECURSOS DEL PROCESO
 
- Secretario de Despacho
- LIDER DE PROGRAMA
 
- Secretario de Despacho
- LIDER DE PROGRAMA
- Líder de proyecto
- Jefe de oficina
- decreto 1469 de 2010
- ley 80 de 1993
- ley 527 de 1999
- ley 594 de 2000
- acuerdo 049 de 2000
- ley 1581 de 2012
- acuerdo 004 de 2013
- acuerdo 005 de 2013
- acuerdo 008 de 2014
- acuerdo 002 de 2014
- ley 1712 de 2014
- acuerdo 003 de 2015
- circular 003 de 2015
- decreto 1499 de 2017
- manual operativo del mipg
- ae sistemas de información
decreto 1499 de 2017, decreto 612 del 2018, decreto municipal 0419 del 25 de septiembre del 2023, por el cual se establece mipg en la alcaldía de manizales.
Computadores, impresoras, conexión a internet, portátiles, Video beam, memorias USB
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
 
SERVICIO NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS CLIENTES
- Administración. custodia y consulta de la Información
- Todos los procesos
- Documentos controlados de uso general
- Todos los procesos
- Difusión de información periodística e institucional
- Comunidad
- Todos los procesos
- Administración y Mantenimiento de los Bienes Inmuebles del Municipio
- Comunidad
- Alcaldía de Manizales
- Administración y Mantenimiento de Bienes Muebles y Vehículos del Municipio
- Todos los procesos
- Alcaldía de Manizales
- Administración de Servicios Tecnológicos
Funcionarios
- Todos los procesos
- Administración de la Estructura Organizacional, del Manual Específico de Funciones y Competencias y del Modelo Administrativo de la Administración Central
- Todos los procesos
- Promoción de la transparencia, el acceso a la información la integridad y lucha contra la corrupción
- Alcaldía de Manizales
- Comunidad
RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO
 
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DE RIESGO INHERENTE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
Posibilidad de afectación reputacional por requerimiento de los usuarios e investigaciones administrativas por entes de control debido a realización de nombramientos fuera de los requisitos establecidos en el manual de funciones y los procedimientos.
Media
Reputacional
Moderado
El Líder de Proyecto de la Unidad de Gestión Humana revisa de manera permanente los requisitos establecidos en el Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente
Posibilidad de afectación económica por requerimiento de los usuarios internos e investigaciones administrativas y legales por entes de control debido a la implementación del SGSST fuera de los requerimientos normativos.
Media
Económico
Extremo
El profesional especializado líder del SGSST actualiza periódicamente de la Matriz de Requisito Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo, matriz de peligros
Posibilidad de afectación reputacional por quejas y reclamos presentadas por los grupos de valor, debido a la baja eficiencia en los procesos ejecutados, como consecuencia de la obsolescencia tecnológica.
Baja
Menor
Moderado
1. El Líder de Proyecto de la Unidad de Gestión Tecnologica revisa anualmente el Inventarios de la Infraestructura Tecnológica, mediante el cual identifica la fecha de obsolescencia de los equipos con el fin de iniciar las gestiones prespuestales para renovación en la siguiente vigencia.

2. El técnico Operativo de la Unidad de Gestión Tecnologica hace seguimientos periiodicos a las solicitudes de la mesa de ayuda y programa mantenimientos preventivos de los equipos de cómputo
Posibilidad de afectación reputacional y económica por perdida o daño de la información y bases de datos, debido a accesos no autorizados (Intrusión de hacking, robo de credenciales y/o Suplantación).
Baja
Menor
Moderado
El Técnico Operativo de la Unidad de Gestión Tecnológica monitorea la red a través de las herramientas de seguridad, implementadas en la entidad.
Posibilidad de afectación reputacional y económica por demandas, multas o sanciones presentadas, debido a la violación a los derechos de autor de un software por la instalación indebida de programas en equipos de la institución, funcionarios y/o de contratistas al servicio de la entidad.
Media
Moderado
Moderado
1. El líder de proyecto de la Unidad de Gestión tecnológica, diseña políticas para la administración de software en la entidad.
2. El líder de proyecto de la Unidad de Gestión Humana y los supervisores de contratos de prestación de servicios, entregan y hacen firmar acuerdo de confidencialidad.
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
01.1
18/Abr/2017
Se cambia la medición del servicio de Difusión Informativa y Periodística. Se elimina el indicador de Free Press e ingresa una medición de efectividad 
2
22/Feb/2018
Eliminación de la GP 1000 y la ISO 9001 como normas tecnicas certificadas en la Administración Central 
3
23/Mar/2021
Se extraen los servicios:

-Gestión del Software Aplicativo y Soluciones Automatizadas
-Administración y Mantenimiento de la Infraestructura Tecnológica

Y se elimina todo lo relacionado con las Tecnologías de la información y las comunicaciones para integrarlos en un proceso nuevo.

Lo anterior, por cumplimiento de la Política de Gobierno Digital.

 
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
 
Nombre: Rafael Antonio Tejada Quintero
Cargo: Líder de Proyecto
Fecha: 19/Jul/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO A
Fecha: 19/Jul/2023

 
 
Nombre: Rafael Antonio Tejada Quintero
Cargo: Líder de Proyecto
Fecha: 19/Jul/2023