| DESCRIPCIÓN DEL RIESGO |
PROBABILIDAD |
IMPACTO |
ZONA DE RIESGO INHERENTE |
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL |
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Posibilidad de incurrir en pérdidas económicas y reputacionales, asociadas al incumplimiento de los objetivos institucionales por debilidades en la gestión de riesgos de la entidad |
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El Jefe de Oficina de la Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto solicita cada seis (6) meses a los lideres de proceso y responsables de los riesgos la actualización de los mapas de riesgos según la política establecida a través del correo electrónico institucional.
El Profesional Universitario de la Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto verifica cada seis (6) meses que la actualización de los mapas de riesgos se realice por parte de los líderes de los procesos.
El Profesional Universitario de la Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto brinda acompañamiento y asesoría personalizada a los líderes de los procesos con el fin de mantener actualizado los mapas de riesgos. |
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Posibilidad de incurrir en pérdidas económicas y reputacionales, asociadas a la presentación de quejas y reclamaciones por parte de la ciudadanía, así como la aplicación de multas por parte del ente regulador, debido a la prestación de servicios que implican trámites que no cumplen con los requisitos normativos establecidos. |
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El profesional universitario lider de Atención al Usuario, verifica semestralmente la atención al ciudadano, a través de la implementación de los atributos del protocolo de servicio a la ciudadanía. |
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Posibilidad de incurrir en pérdidas económicas y reputacionales, por multas o sanciones aplicadas por el ente regulador, así como quejas de los grupos de valor, asociadas a la generación de respuestas a las PQRSD, por fuera de los términos establecidos.
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El Profesional Universitario de la Oficina de Atención al Usuario verifica trimestralmente el cumplimiento de los términos de las comunicaciones de la Administración Central Municipal.
El Profesional Universitario de la Oficina de Atención al Usuario envía trimestralmente, mediante correo electrónico, a cada una de las áreas el grado de cumplimiento de los términos de las comunicaciones de la Administración Central Municipal.
Los Auxiliares Administrativos de la Ventanilla Única radican en el sistema de información GED las solicitudes presentadas por la ciudadanía con el fin de efectuar un seguimiento a la respuestas dadas por las diferentes dependencias.
El Auxiliar Administrativo de la oficina de Correspondencia, realiza el enrutamiento de todos los oficios radicados en el ARCO para ser enviados por la ruta respectiva con el objetivo que el competente encargado (empresa contratada/auxiliar administrativo) haga la entrega de las respuesta en forma oportuna al ciudadano.
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Posibilidad de incurrir en pérdidas reputacionales, por sanciones por parte de los entes de control y/o por acciones judiciales, debido al incumplimiento de un mandato legal, frente a los principios generales establecidos para la función administrativa y la gestión fiscal y/o por responder PQRSD fuera de los tiempos estipulados en la norma.
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El Profesional Universitario de la oficina de atención al usuario firma el formato de entrega de puesto de trabajo en lo referente a estar a paz y salvo con el GED para los funcionarios que se retiran de la Administración Central Municipal.
El funcionario a cargo de la atención del tramite de petición, una vez advierten la necesidad de modificar la asignación de un documento, efectuada por el equipo de Ventanilla Única , lo manifiesta a éste a más tardar al segundo día hábil de su asignación, a través del sistema para su ajuste. Como evidencia de la aplicación del control, se dispone de la trazabilidad de la solicitud en el sistema . |
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Posibilidad de incurrir en pérdidas reputacionales por perdida o daño de la información (física o digital) de la Administración Central Municipal, debido a la falta de aplicación del Sistema Integrado de Conservación de los documentos y tecnológica o por incumplimiento de los lineamientos legales vigentes. |
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El Técnico responsable del Archivo y sus colaboradores establece y aplica lineamientos para la organización, conservación y consulta de los documentos, de forma permanente, con el propósito de evitar el deterioro y la perdida de la documentación (archivo y correspondencia), como evidencia de la aplicación del procedimiento se cuenta con los registros del Manual de Organización de Archivos de Gestión y de los procedimiento de Transferencias Documentales y Préstamo de Documentación |
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