| DESCRIPCIÓN DEL RIESGO |
PROBABILIDAD |
IMPACTO |
ZONA DE RIESGO INHERENTE |
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL |
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Posibilidad de afectación económica
por incurrir en errores en la
liquidación de la nómina debido al reporte errado de novedades por parte de los responsables del proceso |
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El tecnico Operativo de Nomina elabora un cronograma detallado, el cual se comparte con todas las personas involucradas en el reporte de novedades con el fin de poder hacer seguimiento y verificacion mensual
El profesional de planta realiza revision a la prenomina, implementando un formato que permita evidenciar el proceso realizado cada mes al momento de la liquidacion de la nomina
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Posibilidad de afectacion económica por la liquidación extemporánea de la nómina debido a incumplimiento en el procedimiento |
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El técnico de nómina realiza seguimiento a las actividades de liquidación de nómina a través del cronograma establecido
El Técnico de Nómina realiza seguimiento permanente a las novedades de nómina tales como: Incapacidades, licencias, bonificaciones, horas extras, etc., para que se reporten dentro de los tiempos establecidos
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Posibilidad de afectación económica por no realizar el pago de prestaciones sociales dentro de los términos legales debido al desconocimiento y desactualización del procedimiento establecido para tal fin |
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El auxiliar administrativo registra en la Base de Datos las solicitudes allegadas a la oficina de prestaciones sociales, donde se encuentra la información de la radicación, archivo que indica la fecha de vencimiento de términos de dicha solicitud.
El profesional en derecho realiza la revisión jurídica y el Técnico Operativo la revisión Técnica de la liquidación de las prestaciones sociales
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Posibilidad de afectación reputacional por perdida de la información, debido a no realizar las copias de seguridad a las cuentas de correo institucionales y al servidor. |
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El Ttécnico Operativo se encarga de realizar semanalmente la copia de la información contenida en el servidor.
Los auxiliares administrativos de la oficina de Prestaciones Sociales encargados de las cuentas institucionales realizan el backUp periódico de la información
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Posibilidad de afectación económica por la indebida notificación de los actos administrativos, debido al Incumplimiento de los términos y requisitos para notificar los Actos Administrativos |
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El Auxiliar Administrativo debe verificar que se haya realizado la notificación en debida forma por parte de la Oficina Jurídica.
El Técnico Operativo y el Jurídico en la etapa de revisión del Acto Administrativo, deben verificar que el correo señalado en el mismo sea el autorizado por el solicitante.
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Posibilidad de afectación económica por exceder el número de funcionarios viabilizados por el Ministerio de Eduación Nacional en cuanto a la administración de la planta, debido a la no aplicación de la normatividad nacional para el sector educativo. |
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El profesional de apoyo a la planta realiza la revisión periódica de la planta de personal de las Instituciones Educativas y ajustes de la misma según la matrícula registrada en el SIMAT para cumplimiento de lo estipulado en la normatividad. |
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Posibilidad de afectación reputacional por no expedir las certificaciones de tiempo de servicio y factores salariales de los funcionarios adscritos a la Secretaría de Educación, para trámites de cesantías y pensión, así como para entes de control internos y externos, debido al alto volumen de solicitudes y complejidad de las mismas que generan incumplimientos en los tiempos de entrega, en la cantidad y en la calidad de los certificados. |
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El auxiliar administrativo de la Unidad administrativa y financiera, encaergada de la elaboración y gestión de los certificados, recibe las solicitudes mediante el sistema de informacion GED |
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Posibilidad de afectación económica por multa o sancion por parte del ente regulador debido al incumplimiento de las actividades que genera el proceso de seguridad y salud en el trabajo exigidas por la norma |
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El jefe de la Unidad Administrativa y Financiera crea un Comité para la implementación y seguimiento del SG -SST. |
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Posibilidad de afectación reputacional por incumplir las directrices y normas que reglan el sistema de gestión documental debido a que se utilizan diferentes canales para la recepción de documentos |
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El Profesional Especializado de la Unidad Administrativa y Financiera en conjunto con el auxiliar administrativo encargado del proceso implementaran un mecanismo de difusión y socialización del canal único de recepción documental |
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