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PROCEDIMIENTO
DEFINIR O MODIFICAR LA PLANTA DE PERSONAL
Versión 1
Código GEM-TH-PR-004
Proceso Gestión del Talento Humano del Sector Educativo Estado Vigente
1. OBJETIVO
Definir o modificar la planta de personal de la Secretaría de Educación, financiada con recursos del Sistema General de Participaciones, incluyendo los docentes, directivos docentes y administrativos de las Instituciones Educativas, teniendo como base, los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional, las políticas de asignación de docentes, entre otros; con el fin de garantizar el soporte y la eficiencia en el servicio educativo ofrecido a nivel territorial. 
2. ALCANCE
Inicia con establecer por parte de la SEM acerca de si se trata de actividades relacionadas con definición o modificación de planta, a partir del análisis de la evolución de la matrícula en el comité de cobertura. Una vez verificado el cumplimiento de lo reglamentado en la ley, se procede a elaborar el estudio técnico de planta, el cual es enviado al MEN para verificación; si el concepto del MEN le otorga viabilidad a la planta de la SEM, la entidad territorial procede a expedir los respectivos actos administrativos.  
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
 
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

. Ley 715 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
. Decreto 1075 de 2015, Decreto 490 de 2016, reglamenta 1278 y adiciona el 1075 de 2015
. Decreto 1272 de 2018, que modifica el Decreto 1075
. Decreto 2105 de 2017, modifica el 1075 con respecto a la Jornada única
. Decreto 9317 de 2016
. Resolución 15683 de 2016, Completa Manual de funciones
. Ley 115 de 1994, por la cual se expide la Ley General de Educación. Artículo 148. Fijar criterios técnicos para la aprobación de las plantas de personal del servicio educativo estatal por parte de las entidades territoriales
. Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.
. Ley 489 de 1998, Art. 115: Por el cual el Gobierno Nacional aprobara las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global.
. Decreto 3020 de 2002, por el cual se establecen los criterios y procedimientos para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones.
. Decreto 1850 de 2002, por el cual se reglamenta la organización de la Jornada escolar y jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios certificados y se dictan otras disposiciones.
. Decreto 1494 de 2005, por el cual se reglamentan los procedimientos para realizar modificaciones en las plantas de cargo del personal docente, directivo docente y administrativo financiadas con cargo al Sistema general de Participaciones.
. Decreto Ley 2277 de 1979, por el cual se adoptan normas sobre el ejercicio de la profesión docente.
. Decreto 1278 de 2002, por el cual se expide el estatuto de Profesionalización docente
. Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998.
. Decreto 1228 de 2005, por el cual se reglamenta el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal.
. Decreto 2539 de 2005, por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los decretos ley 770 y 785 de 2005.
. Decreto 2772 de 2005, por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes empleos públicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones.
. Decreto 4661 de 2005, por el cual se modifica el decreto 1227 de 2005
. Guía para la presentación de propuestas de modificación de la planta de cargos docentes, directivos docentes y administrativos organizada conjuntamente por la nación y la entidad territorial, financiada con cargo al sistema general de participaciones, de junio de 2005.
. Decreto 1647 de 1967 por el cual se establece que ningún funcionario del Estado puede recibir sueldo o remuneración sino por servicios rendidos, debidamente comprobados.
. Decreto 785 de 2005 por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación, de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por la Ley 909 de 2004.
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Analizar el comportamiento de la matrícula en el Comité de Cobertura
Profesional Universitario de Recursos Humanos SEM, Profesional Universitario de Planta y Directora de Núcleo asignada a Unidad Administrativa y Financiera
Acta de Comité
Se coordina con la Unidad de Cobertura una reunión en la cual se hace el análisis del estado de la matricula oficial, para establecer si debe modificar por incremento o disminución.
Establecer tipo de proyección de planta a realizar
Directora de Núcleo
Marco Legal
Se establece el tipo de proyección a realizar. Si se trata de definición de planta el procedimiento continúa con la actividad: Revisar marco legal e información reportada por las IE, si se trata de modificación de planta el procedimiento continua con la actividad: Verificar la información para la modificación de planta.
Revisar el marco legal e información reportada por las I.E. para la definición de planta
Directora de Núcleo
Marco Legal
Revisan el marco legal vigente y la información necesaria para realizar la definición de planta de personal de la SEM, que como mínimo debe contemplar la revisión de:
. Ley 715 de diciembre 21 de 2001
. Decreto 3020 de 10 de diciembre de 2002
. Aplicativo Matriz de Necesidades docentes por perfil, por medio del cual se realiza el cargue de la información por parte de funcionarios de la SEM con relación a cada I.E., siendo una herramienta diseñada por el Ministerio de Educación Nacional que le permitirá identificar el número de docentes, el perfil de los mismos y el número de horas extras que, de acuerdo con el tiempo de duración de los períodos académicos y la intensidad horaria plasmada en el plan de estudios, el número de aulas de clase - tipo A - total de metros cuadrados de las aulas de clase (sumatoria de todas las aulas de clase tipo A -).
. Resolución rectoral del establecimiento educativo en donde se definan los horarios de ingreso, salida y tiempo de descanso por nivel (Preescolar, Básica Primaria y Secundaria), los planes de estudio con su respectiva intensidad horaria de acuerdo con asignación académica de todos los docentes del establecimiento educativo, Docentes actuales por área (docentes que se encuentran desarrollando actividades de los I.E.).
. Normatividad legal vigente para la definición de la nueva estructura de cargos y planta de personal para la SEM remitida por la entidad territorial.
. Decreto No. 1075 del 26 de mayo de 2015
Verificar la información para la definición de planta
Directora de Núcleo
Aplicativo Matriz de Necesidades docentes por perfil, por medio del cual se realiza el cargue de la información por parte de funcionarios de la SEM con relación a cada I.E.


Información contenida en el Sistema de información HUMANO, a través del módulo Reportes en donde puede consultar: estructura organizacional, comparativo personal de planta, ocupación personal de planta, funcionarios por tipo de contratación
Se verifica que la información para realizar la definición de planta de personal de la SEM esté completa, esta información incluye docentes, directivos docentes de las I.E. de la jurisdicción como del personal administrativo de la SEM. Si la información está completa el procedimiento continua en la actividad 5, de lo contrario se debe realizar la actividad 2 y realizar una nueva verificación.
Verificar la información para la modificación de planta
Directora de Núcleo
informe
Se verifica que la información para realizar la modificación de planta de personal de la SEM esté completa, esta información incluye a docentes, directivos docentes y personal administrativo de las I.E. Si la información está completa el procedimiento continua en la actividad: Elaborar estudio técnico de proyección de planta de personal, , de lo contrario se debe realizar una nueva verificación
Elaborar estudio técnico de proyección de planta de personal
Directora de Núcleo
Formato No. 1 - Necesidades de Docentes

Formato No. 2 - Situación Propuesta para directivos docentes
Se elabora el estudio técnico de proyección de planta de personal que debe incluir los requerimientos técnicos de personal por I.E. y sede. Si se trata de personal docente se deben diligenciar los formatos definidos por el MEN, dicho documento debe ser firmado por los tres funcionarios involucrados en la actividad.

Dichos requerimientos deben ser coherentes con la matrícula por nivel, con los parámetros técnicos definidos en el Decreto 3020 de 2002, y las particularidades socioeconómicas de las I.E. de la jurisdicción de la entidad territorial.

Si el estudio técnico es coherente, el subproceso continua; de lo contrario se deben realizar las acciones correctivas acorde con lo definido en el procedimiento de mejoramiento continuo definido por el Ente Territorial.
Enviar proyección de planta al MEN
Profesional universitario de Talento Humanos
Documento de proyección de planta al MEN
Se envía la proyección de planta al MEN, debidamente soportada por los estudios técnicos y financieros para que sea viabilizada la definición o modificación de dicha proyección
Recibir concepto del MEN
Profesional universitario de Talento Humanos
Concepto Técnico de viabilizarían de planta
El Profesional Universitario del área de talento humanos de la SEM, recibe el concepto del MEN con respecto a la proyección de planta. Si el concepto del MEN es viabilizar la planta el subproceso continúa, de lo contrario, se deben realizar las correcciones a los estudios enviados.
Remitir el proyecto del Acto administrativo al Área Jurídica de la SEM para su revisión y aprobación.
Profesional universitario de Talento Humanos - Profesional Área Jurídica
Proyecto de Acto Administrativo
El Jefe de Oficina del área Jurídica, recibe, revisa y ajusta de ser necesario y aprueba posteriormente el acto administrativo de adopción de la planta docente. Conserva el original para su custodia y entrega una copia al Profesional de Recursos Humanos para su publicación en la Página WEB y remitir copia al MEN
Remitir copia del acto Administrativo al MEN
Profesional Universitario de Recursos Humanos
Acto administrativo de adopción de planta de la SEM
El funcionario responsable del área de recursos humanos debe enviar copia del acto administrativo de adopción de planta al MEN para su conocimiento y fines pertinentes.
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: DIANA MARCELA ORREGO GALVIS
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO (A)
Fecha: 08/Sep/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 08/Sep/2023

 
Nombre: Elizabeth Pacheco Alzate
Cargo: Ninguno
Fecha: 08/Sep/2023