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PROCEDIMIENTO
Manual para el Registro de la Contabilidad Presupuestal de Ingresos
Versión 1
Código PSI-SFC-PR-015
Proceso Servicios Financieros y Contables Estado Vigente
1. OBJETIVO
El principal objetivo del presente manual, es servir como un instrumento útil para guiar el proceso de registro de ingresos en los sistemas SICOF Y AS400, para que los usuarios cuenten con una herramienta de consulta permanente que les permita conocer las diferentes transacciones a realizar para efectuar la gestión de contabilización de ingresos y consulta 
2. ALCANCE
Dirigido a los funcionarios que intervienen en el proceso de contabilización presupuestal de los tributos municipales.
Inicia con el registro del presupuesto de ingresos aprobado y sus modificaciones y termina con el seguimiento y control por parte de la tesorería y la unidad de rentas  
3. RESPONSABLE
CARLOS JULIO OROZCO PARRA
4. CONDICIONES GENERALES
Disponer de una guía práctica para el correcto reconocimiento contable e informes del recaudo para cada uno de los rubros y conceptos del presupuesto general de rentas del Municipio de Manizales 
5. DEFINICIONES
5.1. CAUSACIÓN DEL INGRESO: Para la acusación y recaudo de los ingresos se debe contar con los actos administrativos de reconocimiento del derecho o de la obligación, derivados del hecho económico que los produjo.  
5.2. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: Son los documentos que resumen las operaciones financieras y económicas de la entidad, sirviendo de fuente para registrar los movimientos de los libros de presupuesto. A partir de los documentos soporte, los comprobantes indican la fecha el origen, la descripción, la cuantía de las operaciones, y las cuentas afectadas de acuerdo con la codificación del Catálogo General de Presupuesto.  
5.3. CONTABILIZACIÓN DE LAS OPERACIONES Y TRANSACCIONES PRESUPUESTALES: Se denomina contabilización al proceso de registro de una operación y transacción presupuestal que cumpla la definición y condiciones para ser registrada en la contabilidad presupuestal pública de conformidad con lo dispuesto en la Constitución, las leyes y la normatividad vigente aplicable en cada caso.  
5.4. DOCUMENTO SOPORTE DE CONTABILIDAD PRESUPUESTAL PÚBLICA: Las operaciones y transacciones que dan lugar a registros en la contabilidad presupuestal pública deben soportarse mediante documentos que gocen de validez.  
5.5. DEVOLUCION: Cuando una persona natural o jurídica paga un valor en exceso al erario público, la devolución debe registrarse en los ingresos como un menor monto y no afecta de ninguna manera el presupuesto de gastos.  
5.6. INGRESO: Los ingresos son recursos recaudados en una vigencia fiscal por quienes corresponda administrarlos según la ley. Se consideran ingresos las entradas de caja efectivas, en moneda nacional, que incrementan las disponibilidades para el gasto. Así, se deben cumplir las siguientes condiciones para reconocer una transacción como un ingreso: 1. Afectación efectiva de caja. Los ingresos se reconocen bajo el principio de caja. Es decir, cuando hay desembolso de los recursos a favor de las entidades beneficiarias. 2. La afectación de caja se produce en moneda nacional. 3. Respaldo de un gasto. no se reconocen como ingresos aquellas entradas efectivas de caja que no están habilitadas para realizar gastos, tales como los recaudos a favor de terceros.  
5.7. INGRESOS CORRIENTES: Son los recursos que obtienen los órganos que integran el presupuesto general del municipio en forma ordinaria y permanente en el desarrollo normal de sus actividades, en virtud del cumplimiento de las obligaciones impositivas, contribuciones, tasas, multas, ingresos operacionales, entre otros; independientemente de que el recaudo corresponda a una vigencia fiscal distinta a aquella en la que se percibe efectivamente, ya que la ejecución del presupuesto de ingresos es de caja  
5.8. INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE DESTINACIÓN: ICLD, Son aquellos ingresos corrientes, que en virtud de su creación no tienen ninguna destinación y pueden ser utilizados en cualquier grupo del gasto que se define en el presupuesto general del municipio, se encuentran excluidos los ingresos de destinación específica, las cuales son definidos por Ley u acuerdo para el desarrollo de fines determinados.  
5.9. INGRESOS CORRIENTES DE DESTINACIÓN ESPECÍFICA: Son los ingresos corrientes, que en virtud de su creación tienen un direccionamiento especifico en alguna de las apropiaciones del gasto determinados en el presupuesto general del municipio, están definidos directamente por la ley u acuerdos que facultan su destinación.  
5.10. LOS SOPORTES: Son documentos fuente cuando contienen la información sobre los hechos u operaciones y transacciones registradas en la contabilidad presupuestal pública; es decir, cuando garantizan que la información registrada es susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.  
5.11. PRESUPUESTO DE INGRESO: Está formado por la previsión de los recursos que el Municipio entidad espera obtener en el año para financiar los gastos que figuran en el presupuesto de gastos.  
5.12. RECAUDO: Los recaudos comprenden las entradas de recursos a la tesorería de una entidad estén o no aforados, así como las transacciones sin flujo de fondos entre entidades del presupuesto general del sector público. También se contabilizan las devoluciones de recursos como un menor valor del recaudo  
5.13. RECAUDO ANTICIPADO: Reconocimiento de la recepción de recursos a través de un abono en las cuentas bancarias del Municipio, cuyo derecho a favor de la entidad se genera con posterioridad.  
5.14. RECURSOS DE CAPITAL: Son recursos extraordinarios, no recurrentes, producto de una gestión específica o resultado de una gestión, originados en operaciones contables y presupuestales, en la recuperación de inversiones, en la variación del patrimonio, en la recuperación de derechos a favor del municipio causados en vigencias anteriores, en la generación de un pasivo o en actividades no directamente relacionadas con las funciones.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

Régimen de Contabilidad Presupuestal Pública. - Contraloría General de la Republica
Artículo 14, Ley 38 de 1989, adaptado del artículo 15 del Decreto 111 de 1996.
Manual para el Registro de la Contabilidad Presupuestal Pública
Resolución orgánica 0040-2020, Contraloría General de la Republica
Resolución 035 de 2020, Contraloría General de la Republica
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Registro del presupuesto de ingresos aprobado y modificaciones  - Profesional Unidad de Gestión Tecnológica
- Líder de Proyecto de la Unidad de Rentas 
Base de Datos (AS400)  		El Profesional con funciones de Presupuesto entrega al Área de Sistemas el archivo en formato Excel del decreto de liquidación y sus modificaciones. El Profesional del área de sistemas lo convierte en archivo texto y lo carga a la base de datos de AS400 
Registro cronológico  - Auxiliares Administrativos
- Líder de Proyecto de la Unidad de Rentas 
Comprobantes de contabilidad  		Analiza los documentos soporte, codifica y contabiliza de manera cronológica y conceptual 
Recaudos  - Auxiliares Administrativos
- Líder de Proyecto de la Unidad de Rentas 
Comprobantes de contabilidad  		En esta etapa del proceso los funcionarios que intervienen deben validar el tipo de recaudo: a) entradas de recursos a la tesorería aforados b) Entradas de sin flujo de fondos. C) devoluciones de recursos como un menor valor del recaudo originadas por recaudos en exceso, recaudos de lo no debido o consignaciones erradas 
Contabilización de recaudos sin situación de fondos   - Líder de Proyecto de la Unidad de Rentas 
Comprobantes de contabilidad  		Se contabilizará un recaudo sin situación de fondos cuando:
a) El tercero que entrega los recursos los deposita en una tesorería diferente a la del Municipio de;
b) Cuando una entidad de derecho público o privado que debe pagar o ceder recursos a favor del Municipio de Manizales los entrega directamente a los beneficiarios de obligaciones legalmente reconocidas por el Municipio de Manizales, la cual debe registrar el recaudo;
c) Cuando se produce un cruce de cuentas en el que se liquidan derechos y obligaciones a favor o a cargo de las entidades intervinientes en el acuerdo, donde solo se produce el flujo de efectivo por el neto resultante de tal operación y;

 
Contabilización de transacciones (Registros Masivos- SICOF)   - Auxiliares Administrativos 
Comprobantes de contabilidad  		Para la operación del proceso los operadores deben ingresar a los Portales de los bancos con los cuales tiene convenio el Municipio, seguidamente descarga el archivo plano en formato Asobancaria 2001, se baja el archivo en block de notas y se guarda en la carpeta de cada Banco.
Luego se carga el archivo plano en el SICOF y este genera un número de comprobante por cada archivo plano que se carga.
Una vez validado el cargue , el sistema (SICOF) genera un comprobante el cual debe ser válido por el operador y lo aprueba por la opción aprobar comprobantes de ingreso
 
Contabilización de recaudos mediante tarjetas débito y crédito) (Registros Masivos- SICOF)  - Auxiliares Administrativos 
Comprobantes de contabilidad  		El auxiliar Administrativo del área de Tesorería realiza el cierre del día, generando una planilla soportada con las colillas de facturas físicas y los Boucher, la cual es entrega al auxiliar administrativo de la unidad de rentas, la cual procede a grabar mediante lector de barras uno a uno de los cupones. Acto seguido el sistema genera un comprobante el cual debe ser revisado y aprodado. 
Contabilización de transacciones de recaudo mediante PSE (Registros Masivos- SICOF)   - Auxiliares Administrativos 
Comprobantes de contabilidad  		El auxiliar administrativo descarga del correo institucional los archivos en formato de Asobancaria 2001, acto seguido y se guarda en la carpeta de cada Banco.
Luego se carga el archivo plano en el SICOF y este genera un número de comprobante por cada archivo plano que se carga.
Una vez validado el cargue, el sistema (SICOF) genera un comprobante el cual debe ser válido por el operador y aprobado.
 
Autocontrol  - Auxiliares Administrativos 
Informe O Reporte  		En el proceso de contabilización los recaudos que no esté soportado, que no se logre establecer el concepto y el tercero, el operador deberá generar un reporte y comunicarlo al Jeje Inmediato para su seguimiento 
Seguimiento y control  - Líder de Proyecto de la Unidad de Rentas
- Tesorero 
Acta o Informe  		Al cierre de cada trimestre se realizará el cruce de los ingresos según cuentas bancarias con los saldos registrados en el libro de presupuesto de ingresos. Las diferencias resultantes se suscribirán compromisos para su depuración 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 16/Mar/2022
 
Nombre: CARLOS JULIO OROZCO PARRA
Cargo: Líder de Proyecto
Fecha: 16/Mar/2022

 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 16/Mar/2022