| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Se ingresa al SFTP dispuesto por el ministerio para proceder a descargar los archivos corte al 30 del mes. |
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Validar la información de Base de Datos suministrada por las diferentes fuentes |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Base de Datos cargadas en el SFTP
Correos Electrónicos
Plataformas Web |
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Se descarga, depura y valida la información generada por las diferentes fuentes para generar el seguimiento correspondiente. |
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Validar los ingresos de afiliados al Régimen Subsidiado reportados por las EPS y aprobados por la Auditoría de Afiliación. |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Base de Datos Informe de auditoría |
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Las EPS reportan las tres primeras semanas del mes todas las novedades de las personas que fueron afiliadas, entre las que figuran Recién Nacidos, Afiliados nuevos y Traslados. Desde el área de Base de Datos se realizan las validaciones y ajustes a la estructura del archivo. También se realiza la revisión de cada uno de los afiliados mediante los cruces respectivos contra la base de datos de personas que ya se encuentran afiliadas en las EPS, además el cruce de base de datos de personas que han sido retiradas por el Municipio, con el fin de verificar que estas puedan ingresar nuevamente al Régimen Subsidiado. Una vez sea revisada la base de afiliados cargados a la BDUA, es remitida a las auditoras de afiliación con las respectivas observaciones para que finalmente sea validada la información que reportará el Municipio en el proceso de entrega de novedades, el cual se lleva a cabo en el último proceso del mes, donde se reportan las novedades a la BDUA o la anulación de las afiliaciones reportadas por las EPS según indique la auditoría de afiliación |
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Verificar la Liquidación Mensual de Afiliados |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Informe de liquidación mensual de afiliados |
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La Liquidación Mensual de Afiliados (LMA) determina el número de afiliados por los que se liquida la Unidad de Pago por Capitación (UPC) y el monto a girar a cada EPS por fuente de financiación para cada Entidad Territorial. En el proceso de liquidación se cruza la base de datos de liquidación dispuesta por el Ministerio de Salud y Protección Social del mes respectivo con el total de afiliados de las EPS para verificar que los afiliados que se están liquidando tenga plena coincidencia con la novedad validada por el Ente Territorial y la Unidad de pago por capitación respectiva. Aquellos casos donde el pago sea indebido, este será reportado al área financiera para la solicitud a las EPS de las restituciones respectivas. |
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Verificar los Fallecidos y Cancelados (LMA) |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Base de datos que contiene los registros identificados activos en las EPS y con novedad fallecidos y cancelados.
Correos enviados a las EPS y a Gestiones Administrativa del Aseguramiento para el seguimiento |
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Corresponde al listado de de personas fallecidas sin fecha de defunción y las identificaciones no vigentes reportadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Esta información es revisada mensualmente, la cual es confrontada con la base de datos de la Secretaría de Salud y de no poder determinar que el afiliado está fallecido, se procede a revisar en la base de datos suministrada por Estadísticas Vitales de la Secretaría de Salud Pública.
Se reporta a Gestiones Administrativas del Aseguramiento para realizar las gestiones a que haya lugar en las fuentes de información
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Verificación de Pensionados reportados en la liquidación (LMA) |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Base de datos Correo enviado a las EPS y a Gestiones Administrativas del Aseguramiento. Reporte ADRES |
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Los usuarios reportados como presuntos pensionados y que son dispuestos mensualmente en el SFTP (servidor del MSP), es validada a Nivel Nacional por medio de la consulta XML, con el fin de poder determinar en qué estado se encuentran tanto en el Régimen Subsidiado como en el Régimen Contributivo. Los que reportan activos en Régimen Subsidiado Manizales, se remiten a la persona encargada de las Gestiones Administrativas del Aseguramiento para el seguimiento respectivo mediante llamadas telefónicas o notificación personal. Aquellos afiliados que presenten el soporte de no pensión se informará a la ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud) a través de PQR para que sea descargado de las bases de datos SFTP |
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Verificación de Régimen de Excepción liquidación (LMA) |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Informe de liquidación mensual de afiliados |
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Son personas que reportan con presunta vinculación al Régimen Especial o de Excepción, son dispuestos mensualmente en el SFTP (servidor del MSP). Esta información es validada a Nivel Nacional por medio de la consulta XML, con el fin de poder determinar en qué estado se encuentran tanto en el Régimen Subsidiado como en el Régimen Contributivo o en el Regimen de Excepción. Los que reportan activos en Régimen Subsidiado y en la consulta XML reportan como Régimen Especial o de Excepción en Manizales, se remiten a la persona encargada de las Gestiones Administrativas del Aseguramiento para el seguimiento respectivo mediante llamadas telefónicas o notificación personal. Aquellos afiliados que presenten el soporte de que no se encuentran afiliados a Regimen de Excepción, se informará a la ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud) a través de PQR para que sea descargado de las bases de datos SFTP |
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Verificación Glosas reportadas por la ADRES |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Correo electrónico a las EPS.
Informe de auditoría
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Como resultado de las validaciones realizadas por la ADRES de la información reportada por las EPSS, se generan registros glosados que deben ser verificados de acuerdo con la tipificación o clasificación de difícil cargue, las cuales son enviadas a las EPS para que realicen las gestiones necesarias para su corrección. Este listado de glosas también es cruzado con la base de datos de afiliados al Régimen Subsidiado y con la liquidación mensual de afiliados para verificar cuales de estas han sido superadas. De igual forma para la corrección de estas se tiene en cuenta el manual y listado glosas el cual es publicado a través de página Web de la ADRES donde se dan las indicaciones a los Entes Territoriales sobre lista de procedimientos y las condiciones para el reporte de información que permita corregir las inconsistencias presentadas |
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Reporte Novedades a la ADRES. |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Oficio de radicación de novedades a la ADRES.
Reporte de novedades.
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Los Entes Territoriales en cumplimiento del reporte de información definida en la normatividad vigente, la cual hace referencia al reporte de Novedades de los afiliados al Régimen Subsidiado, se realizan las siguientes actividades:
1) Se Descarga del SFTP del Municipio el Maestro Previo del Régimen Subsidiado dispuesto por la ADRES para la verificación respectiva del reporte de Novedades.
2) Se realiza cruce de información entre la base de datos de los usuarios registrados en el Sistema de Información del Área de Aseguramiento frente al archivo dispuesto por la ADRES.
3) Se identifican los usuarios que se encuentran en estado fallecido o retirado de la base de datos registrada en el Área de Aseguramiento de la Secretaría de Salud Pública y que aún se encuentran activos en la base de datos dispuesta por la ADRES.
4) Se identifican los usuarios ingresados por las EPS que no han sido avalados por la auditoría de afiliación, así como los usuarios cargados a la BDUA con fecha menor a la validada por la auditoría de afiliación.
5) Del mismo modo se verifican los archivos de Novedades retroactivas NR reportadas por la ADRES, las cuales son reportadas a las EPS para que justifiquen y soporten en cobro de UPC por los periodos reportados en la Novedad. De no tener respuesta, se genera Novedad de Retiro N13 Causal 4.
6) Se genera el archivo de Novedades con los códigos N13 causal 1,2 o 4, N15 anulación de ingresos. El archivo es pasado por la malla validadora dispuesta por ADRES para los Entes Territoriales.
7) Se genera certificado en formato PDF donde se emite el oficio de remisión de las novedades el cual debe ir firmado por el Secretario de Salud Pública o el Jefe de la Unidad.
8) Se radican las novedades y el Certificado en la página de la ADRES, la cual genera los radicados como evidencia de que las novedades fueron cargadas de manera satisfactoria.
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Identificación de Afiliados Fallecidos. |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Correo electrónico a las EPS.
Informe de fallecidos. |
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Se realizan cruces de información permanentes entre la base de afiliados al Régimen Subsidiado y las bases de datos de defunciones reportadas por las diferentes fuentes de información como lo son el área de estadísticas vitales de la Secretaria de Salud Pública, el programa de Auxilios Funerarios de la Secretaría de Desarrollo Social, las Notarías y Funerarias del Municipio. Los afiliados detectados como fallecidos son retirados de la base de datos del Sistema de Aseguramiento de la Secretaría de Salud Pública e informados a las EPS. |
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Actualización del Sistema de Información de la Secretaría de Salud Pública. |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Base de datos actualizada. |
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En los primeros cinco días del mes, se realiza la actualización del Sistema de Aseguramiento de la Secretaría de Salud Pública de acuerdo con las diferentes novedades reportadas por las EPS a la BDUA. Para efectuar la actualización se realiza las siguientes actividades:
1) Se descargan los archivos de afiliados al Régimen Contributivo y Subsidiado dispuestos en el SFTP del Municipio por la ADRES los primeros días del mes.
2) Se descargan los archivos de novedades del SFTP reportadas por las EPS durante el mes y que son validados por la ADRES.
3) Se genera el archivo a la fecha de afiliados registrados en estado AC (activos) y TM (temporal) del Sistema de Información de la Secretaría de Salud Pública
4) Se realizan cruces de información entre la base de datos de afiliados del Régimen Contributivo y la base de la Secretaría de Salud Pública, para identificar los usuarios que venían afiliados al Régimen Subsidiado y se trasladaron al Régimen Contributivo.
5) Se realizan cruces de información entre la base de datos de afiliados al Régimen Subsidiado y la base de datos de aseguramiento de la Secretaría de Salud Pública registrados en estado TM, para identificar los usuarios se encontraban pendientes de cargar a la BDUA o ingresaron al Régimen Subsidiado provenientes del Régimen Contributivo.
6) Se realiza la Consulta masiva XML con los usuarios no encontrados en las bases de datos Municipales del Régimen Subsidiado y Contributivo dispuestas por la ADRES para identificar los usuarios que se trasladaron a otro Municipio en los diferentes Regímenes de Salud.
7) Se descargan los archivos de afiliados al Régimen Contributivo y Subsidiado dispuestos en el SFTP del Municipio por la ADRES en los primeros días del mes.
8) Se aplican las novedades en la base de datos de Aseguramiento de la Secretaría de Salud Pública correspondiente a las actualizaciones de estado de afiliación como son activaciones al Régimen Subsidiado, Retiros de afiliados por traslado a otros Municipios.
9) Se realizan cruces de información con las novedades reportadas por las EPS y que han sido validadas por la ADRES y que hacen referencia a la actualización de datos básicos del afiliado como son documentos de identidad, nombres, apellidos, Fecha de Nacimiento, cambios en las variables del Nivel y grupo poblacional. Se identifican los datos que han cambiado y que no han sido actualizados en la base de datos de Aseguramiento de la Secretaría de Salud Pública, efectuando los cambios respectivos. |
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Realizar identificación de Presuntos Repetidos PR |
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Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo
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Correo Electrónico remitido a ADRES.
Archivo Validado |
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Los Entes Territoriales en cumplimiento al procedimiento establecido por la ADRES para el reporte de usuarios presuntamente repetidos en BDUA, efectúa las siguientes actividades:
1) Se descarga del SFTP del Municipio el archivo de afiliados al Régimen Subsidiado y Contributivo dispuesto por la ADRES correspondiente al mes respectivo.
2) Se descargan los archivos de Novedades que han sido glosados a las EPSS según reporte de Novedades de traslados (S1.NEG) y actualizaciones de datos (NS.NEG).
4) Se realiza cruce de información entre la base de datos de los usuarios afiliados al Régimen Subsidiado y Contributivo archivo dispuesto por la ADRES, identificando las personas que se encuentren afiliadas en ambos regímenes.
5) Se identifican en los archivos de Novedades glosados por la ADRES a las EPS, los usuarios que están registrados en BDUA con doble documento de identidad y que se presumen como presuntos repetidos.
Las glosas a verificar corresponden a GN0014 (Tipo y número de documento de identidad del afiliado ya existe en histórico de documentos BDUA), GN0016 (Afiliado existe en BDUA con diferente tipo y numero de documento de identidad), GN0013 (Afiliado ya existe en BDUA para régimen contributivo),
GN0169 (Los datos del afiliado enviados no coinciden con los datos certificados por la RNEC.
6) Las dos primeras semanas del mes en el SFTP dispuesto por la ADRES en la ruta "
SFTP_ENT_ID\DEPURACION_2199\01-
ENTRADAS" se debe remitir oficio firmado por el Secretario de Salud Pública en el cual se relacionan los usuarios identificados como presuntos repetidos, para lo cual se debe consultar la Guía de Presuntos Repetidos establecido por la ADRES.
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