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PROCEDIMIENTO
Atención al ciudadano del sector educativo
Versión 1
Código GEM-ASE-PR-009
Proceso Gestión Administrativa del Sector Educativo Estado Vigente
1. OBJETIVO
Tramitar en forma oportuna y con calidad, las peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, que sean gestionadas a través de la oficina de atención al ciudadano, de acuerdo con los requisitos legales vigentes, las políticas y los objetivos de la Secretaría de Educación. 
2. ALCANCE
inicia con la recepción de ciudadanos en la oficina de atención al ciudadano dispuesta por la Secretaría de Educación y termina con el registro de la información correspondiente al tema de la solicitud. 
3. RESPONSABLE
Auxiliares Administrativos
4. CONDICIONES GENERALES
Términos para resolver las distintas modalidades de PQRSD: conforme al artículo 14 de la Ley 1437 del 18 de enero del 2011, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, salvo norma legal especial.
Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:
a) Las Peticiones de documentos se resolverán dentro de los diez (10) días hábiles a su recepción.
b) Las peticiones de consulta se resolverán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su recepción
 
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

Ley 1437 del 18 de enero del 2011
COMPES 3649, Política Nacional del Servicio al Ciudadano.
Ley 962 de 2005, Ley Anti trámites.
Ley 1437 de 2011, Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Ley 1474 de 2011, normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción
Decreto 2623 de 2009 Atención al Ciudadano
Decreto Nacional 019 de 2012, normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del DNP
Manual y Protocolo de Atención al Ciudadano
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Recibir el documento en forma física y/o en forma virtual
Auxiliar Administrativo
Documento o correo electrónico
El funcionario encargado de la ventanilla única de la Secretaría de Educación recibe la correspondencia, peticiones, quejas y reclamos.
Radicar los oficios o correos
Auxiliar Administrativo
Aplicativo GED
El funcionario encargado radica los respectivos documentos en el GED, el numero asignado como radicado se coloca en los oficios y se entrega copia y se aclara al usuario que el trámite está en proceso y el tiempo de respuesta de 15 días hábiles.
Escanear documentos
Auxiliar Administrativo
Documento escaneado, registro electrónico
1. Se escanean los documentos. y se cargan en el sistema.
2. Se envía por medio del GED con documentos adjuntos
al funcionario encargado.
3. El GED tiene una trazabilidad de 15 días hábiles.
4. De manera virtual también se realiza el mismo procedimiento.
5. verificar constantemente el correo electrónico ventanillaunicaeducación@manizales.gov.co
Donde llegan todo tipo de solicitudes, especialmente Tutelas que tienen un término de 48 horas.

Entrega de documentos físicos al funcionario encargado
Auxiliar Administrativo
Hoja de correspondencia
Se imprime la hoja de correspondencia recibida y se hace firmar por el funcionario que recibe el documento original., si es virtual se descargan los documentos y se envían por medio del GED al funcionario competente.

Realizar certificados laborales
Auxiliar Administrativo
Constancia laboral
Se busca por medio de humano en línea, se verifica la información del funcionario, se copia y se pega en Word, se actualizan las fechas de realizar el documento,
Se envía al jefe de Unidad para revisión y firma.
y se entrega al usuario en forma virtual.
Entrega de requisitos para realizar otros trámites
Auxiliar Administrativo
Documento con requisitos
Se manejan los formatos de renuncia, de escalafón, peticiones quejas y reclamos y los requisitos que deben tener en cuenta para las licencias (de luto entre otros, incentivo por cumpleaños, etc)
Verificación
plataforma humano en LINEA
Auxiliar Administrativo
Aprobación de SEM para créditos libranza
El funcionario encargado verifica en la plataforma humano en línea los datos respectivos del usuario si pertenece a la entidad. Se firma a un lado de los oficios con la fecha. se da como visto bueno de la SEM para continuar con el respectivo tramite
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 20/Oct/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 20/Oct/2023

 
Nombre: Elizabeth Pacheco Alzate
Cargo: Ninguno
Fecha: 20/Oct/2023