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CARACTERIZACION DE PROCESO
Gestión de la Cobertura Educativa
Versión 3
Código GEM-COE-001
Macroproceso GESTIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL Proceso Gestión de la Cobertura Educativa Estado Vigente
OBJETIVO DEL PROCESO
Establecer de acuerdo a la normatividad vigente, las directrices, criterios, procedimientos y cronograma de ejecución del proceso gestión de la cobertura, definir la capacidad actual y necesaria para cubrir la demanda potencial, las estrategias pertinentes que propicien el ingreso de estudiantes nuevos y asegurar así el acceso y permanencia al sistema educativo de la población en edad escolar; hacer seguimiento a cada una de las fases de matrícula, que permita realizar validación de datos, identificación de inconsistencias, actualización de información de seguimiento al reporte de datos de las IE y estrategias pertinentes para continuidad de lA población en edad escolar en el sistema.
ALCANCE
Inicia con la aplicación de los procesos de matricula y finaliza con la evaluación y auditoria de las estrategias de permanencia establecidas.
RECURSOS DEL PROCESO
 
- Secretario de Despacho
 
- Profesional Universitario Cobertura

Constitución Política de Colombia
Ley 115 de 1994.
Ley General de Educación.
Decreto 2247 de 1997
Ley 715 de 2001.
Ley 60 de 1993
Ley115 de 1994.
Decreto 3011 de 1997
Decreto 1526 de 2002.
Ley 387 de 1997 o Res 2620 de 2004
Decreto 1850 de 13 de agosto de 2002
Ley 1098 de 2006: El Código de la Infancia y la Adolescencia.
Decreto 366 de 2009.
Decreto 1290 de 2009.
Decreto 3020 de 2002
Decreto 3055 de 2002,
Decreto 230 de 2002.
Resolución MEN 166 del 4 de febrero de 2003.
Resolución 2620 de 1 de Septiembre de 2004.
Decreto 1851 de 2015
Decreto 4807 de 2011
Decreto 1075 de 2015
Decreto Único Reglamentario del Sector Educación.
Ley 1474 de 2011.
Ley 1712 de 2014 ,
Ley 1804 del 2016 Protección Integral de Primera Infancia.
Decreto 1421 del 2017
Política pública de primera infancia 0616 del 2019
Ley 80 de 1993
Ley 679 de 2001.
Ley 715 de 2001
Ley 115
Decreto 1075
Directiva presidencial No. 02 de 2002.
Documento Conpes 3072 de 2002. Agenda de conectividad
Documento Conpes 3072 de 2002. Agenda de conectividad Anexo 1.
DECRETO 028 DE 2008
Decreto 1151 de 2008
Decreto 0582 de 2017
DECRETO 2693 DE 2012
Plan estratégico de las tecnologías de la información (PETI) de 2020
Documento CONPES 4001 de 2020
Lineamiento técnico programa Conexión Total de 2023
Computadores, impresoras, conectividad a internet.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
 
SERVICIO NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS CLIENTES
Acceso
- Comunidad Educativa
Permanencia
- Comunidad Educativa
Administración Tecnológica
- Comunidad Educativa
RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO
 
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DE RIESGO INHERENTE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
Posibilidad de afectación reputacional por deserción escolar debido a la falta de alertas tempranas en las IE y realización de trabajo interdisciplinario con estudiantes con probabilidad de abandonar el sistema educativo

Baja
Menor
Moderado
Posibilidad de afectación reputacional por las inconsistencias en la información reportada por la IE en el SIMAT debido al desconocimiento de los responsables de la administración
Media
Menor
Moderado
El profesional de matrícula y el Técnico de Matricula realizan seguimiento de la información a través de la generación de reportes en el SIMAT

El profesional de matrícula y el Técnico de Matricula realizan asistencias técnicas al proceso de Gestión de la Cobertura Educativa en las IE

El profesional de matrícula y el Técnico de Matricula capacitan a los responsables de la administración del SIMAT en cada uno de las etapas del proceso de Gestión de la Cobertura educativa
Posibilidad de afectación reputacional por deserción escolar debido a la falta de alertas tempranas en las IE y realización de trabajo interdisciplinario con estudiantes con probabilidad de abandonar el sistema educativo
baja
Menor
Moderado
Los profesionales de permanencia y seguimiento a estrategias de acceso y permanencia verifican a través del SIMPADE la información reportada por las IE.

El profesional de permanencia realiza el análisis de estudiantes en estado retirado en el SIMAT y hace seguimiento en conjunto con la IE y otras entidades gubernamentales (ICBF)

El profesional de seguimiento a estrategias de acceso y permanencia en conjunto con las IE identifican estudiantes en riesgo de deserción por bajo rendimiento y situaciones comportamentales y realiza compromiso escrito con los padres de familia y estudiante.

El profesional de seguimiento a estrategias de acceso y permanencia analiza los modelos educativos flexibles con el fin de orientar a los estudiantes para que permanenzcan en el sistema educativo.

El profesional universitario PAE y el Profesional universitario de permanencia realizan seguimiento y verificación de los estudiantes focalizados por las IE beneficiarios de las estrategias de permanecia (PAE, Transporte escolar) a través de reportes generados en el SIMAT
Posibilidad de afectación reputacional por población en edad escolar que no realizar el tránsito armónico al grado transición debido al desinterés para la vinculación de la población en edad escolar al grado transición por parte de los padres de familia y/o acudientes

Media
Menor
Moderado
El profesional de seguimiento a estrategias de acceso y permanencia realiza la asignación de cupos de acuerdo a las solicitudes recibidas diariamente

El profesional de acceso direcciona la Base de Datos de los niños atendidos en el ICBF, Prosperidad Social, medio sociofamiliar a las IE quienes asignan los cupos en el grado transición

El profesional de acceso realiza seguimiento teléfónico a los padres familia y/o acudientes de los menores que no realizaron el tránsito armónico
Posibilidad de afectación reputacional por obsolescencia y/o daño de equipos de cómputo debido a la no renovación de la infraestructura tecnológica.

Muy baja
Moderado
Moderado
Las técnicas operativas realizan mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo educativos de las Instituciones Educativas oficiales.

El profesional universitario de tecnología realiza diagnostico situacional de los equipos de cómputo educativos de las Instituciones Educativas oficiales mediante el cual se identifica el estado de los mismos.
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 26/Sep/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 26/Sep/2023

 
 
Nombre: Cesar Augusto Arias Pineda
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO LIDER COBERTURA
Fecha: 26/Sep/2023